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¿Cómo gestionar tu tiempo en el trabajo? Gestiona tu día y gestionarás tu vida

Por Rocío Sánchez

En Digital nos tomamos muy enserio la gestión del tiempo a la hora de trabajar, o mejor dicho la gestion de tareas y acciones.

Creemos fielmente y trabajamos en equipo para mejorar día a día estos y otros puntos, ofrecemos in house capacitaciones grupales e individuales, para lograr potenciar lo mejor de cada uno con el objetivo de dar un servicio de calidad:

  • Con nuestros clientes: para comprometernos.
  • Con la empresa: para nuestro desarrollo profesional.
  • En lo personal: para ganar calidad de vida.

¿Quieres saber cómo gestionar mejor tu tiempo en tu trabajo a lo largo de tu jornada laboral? Desde Digital Growth, agencia de marketing digital en Barcelona, te lo contamos. ¡Vamos a ello!

La gestión del tiempo: Clave para mejorar la eficiencia y eficacia en el trabajo

Quien no ha dicho alguna vez: “¡Necesito que el día tenga 48hrs!”. Pues eso no va a suceder, el día tiene 24hs y tu responsabilidad es saber administrarlo.

A veces necesitamos desaprender para volver a aprender y eso sucede cuando nos encontramos con la falta de una correcta gestión de nuestro tiempo al trabajar.

Si deseamos ser eficientes y productivos en nuestra vida laboral y sentirnos enérgicos y felices en lo personal, este será un punto a trabajar. Teniendo en mente que lo importante no es hacer más cosas, sino hacer las cosas adecuadas.

Nos sentiremos mas efectivos si al terminar el dia hemos completado cinco tareas verdaderamente importantes, que 20 que no aporten nada. Esto nos ayudará no solo a terminar tareas sino a subir nuestra motivacion.

El ser humano necesita motivación para llevar a cabo distintas acciones y esta no será la excepción 😊.

Ahora bien, seguro también te has dicho: ¿En que me puede ayudar esto a mí, si así ya voy bien?

Aquí te detallamos algunas cuestiones que conseguirás si empleas una adecuada gestión del tiempo:

  • Ser más productivo y eficiente.
  • Lograr objetivos en menos tiempo.
  • Obtener una mejor reputación profesional.
  • Padecer menos estrés.
  • Mejorar la capacidad de tomar decisiones.
  • Aumentar la autoconfianza.
  • Evitar la procastinación.
  • Mejorar la calidad de vida.

Ahora si, vamos a ver paso a paso cuáles son las claves para organizar y gestionar mejor nuestro tiempo ya sea en el trabajo o a la hora de llevar a cabo nuestras tareas.

¡Planifica tu jornada y conseguirás ser más eficiente en tu trabajo!

Definir una buena agenda de actividades permitirá priorizar con certeza y avanzar en las cosas mas relevantes.

Lo no importante y no urgente, no merece demasiado tiempo, es mejor descartarlo inmediatamente, como los emails y las llamadas inesperadas.

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*  Diferenciar mails urgentes de los no. A simple vista podemos determinarlo.

¿Cómo crear dicha lista?

1. Prioriza

Ordena lo que debes hacer según su importancia. Puedes crear una lista según tus actividades del día y ordenarlas según sean las más importantes o las urgentes.

* No crees listas por crear, preguntate con cada tarea que apuntes ¿Qué conseguiré si la hago? ¿qué resultado obtendré?, esto te dará la motivación para hacerla.

Tips

  • ¿Cuáles tienen mayor impacto?
  • ¿Cuáles vencen primero?
  • ¿Cuáles requieren más tiempo?

Al priorizar las actividades se asegura que las tareas más importantes no se queden sin resolver. Hay que procurar que el orden de las tareas a realizar obedezca a una adecuada jerarquización de objetivos.

Cómo asignar prioridades a un listado de tareas:

Para priorizar las tareas que tienes por hacer puedes utilizar esta tabla. De esta manera verás que tareas son las que requieren atención inmediata y debes hacer sí o sí, o qué tareas puedes posponer/delegar.

2. Dividir la jornada laboral en bloques.

Otra forma de gestionar mejor el tiempo de trabajo es dividir la jornada laboral en bloques. Puede ser o bien por temáticas, por dificultad o por prioridad. Si, por ejemplo, contamos con tareas complejas lo ideal es descomponerlas en tareas más pequeñas.

Tips:

  • Identifica tus horas de mayor energía.

Planifica las tareas y actividades que exigen mayor esfuerzo durante las horas en las que tienes más energía, y reserva tus horas de menos energía para el descanso y las actividades más relajadas.

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  • Establece periodos de tiempo para contestar e-mails.

Estar revisando y contestando e-mails cada que te llegan ocasiona que te distraigas de la tarea que estes realizando e incluso que comiences una sin haber terminado la anterior.

Determina periodos de tiempo de tu agenda, en los que realices esta actividad.

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  • Sé realista con los plazos

No es bueno planificar por encima de nuestras posibilidades. Así que estructura bien el trabajo y deja siempre un margen para aquellos imprevistos que puedan surgir.

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3. Fijar metas diarias

Además de dividir tu tiempo en bloques, recurrir a esta estrategia es una buena opción para poder realizar correctamente trabajos cortos y ser más eficiente.

Tenemos que marcar objetivos ambiciosos, pero también realistas y alcanzables para ser capaces de motivarnos y estimularnos.

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4. Reuniones

Las reuniones con los clientes pueden llevarse gran parte del tiempo de la jornada laboral, es por eso que tu eficiencia en el trabajo puede variar en función de cómo gestiones este punto.

Tips:

  • Identifica el objetivo de la reunión, los temas que se deben de tocar.
  • Ve al grano y establece un tiempo aproximado de duración: esto evitará que dicha reunión se extienda y se pierda tiempo con temas que están fuera del objetivo de esta.
  • Agenda reuniones en la hora del día que tengas menor carga de trabajo o cuando consideres hayas cumplido con las tareas más urgentes.

¿Tienes reuniones semanales? No todas las reuniones tienen que serlo, diseña el objetivo de cada una y que estrategia te ayudará a ser mas productivo: cliente informado vs cliente con resultados.

5. Delega tareas

En caso de que seas líder, responsable o coordinador, no dudes en delegar tareas a otras personas cuando se pueda. En ocasiones nosotros no podemos hacerlo todo.

Tip:

  • Puedes pedir la lista de actividades de tus personal a cargo, analizar su carga de trabajo y decidir si es posible que le asignes mas tareas o que tareas puede aplazar para cumplir con unas más urgentes que le puedas delegar.

6. Finaliza lo que empiezas

  • Cuando inicies una tarea, asegúrate de tener la mente fija en que vas a concluirla antes de iniciar otra.
  • Evita la simultaneidad de tareas (dentro de lo posible).
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Está demostrado que el rendimiento es mucho mayor cuando nos centramos en una sola tarea que cuando nos ponemos a realizar varias a la vez. Centrándonos solo en una, ganamos en concentración y el uso de recursos es mucho óptimo.

7. Valora tu tiempo y el de los demás

Buscar hacer equipo y tener empatía con los demás para facilitar las tareas y así agilizar las actividades pendientes.

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8. Aprender a decir “no”

Decir no, no es igual a “malo”. La inconveniencia a la hora de decir que no puede ser el producto de un problema en la comunicación, o bien estar relacionado con la desorganización en el ambiente de trabajo. Hay personas que no consiguen diferenciar claramente entre lo importante y lo urgente, lo que hace que se cree un ritmo de trabajo más estresante.

Considera tu agenda de actividades del día, si no es urgente y puede esperar, identifica su grado de prioridad y agéndala a como mejor te convenga.

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9. Hacer repaso del día

Al finalizar el plazo que habíamos reservado para la ejecución de las tareas tenemos que realizar un ejercicio de control: ver qué tareas de las que nos habíamos comprometido hemos realizado, cuáles no hemos acometido y por qué no lo hemos hecho.

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10. Comunicación en el equipo

Un equipo de trabajo funciona de mejor forma y es capaz de aprovechar más el tiempo si existe una buena comunicación entre sus integrantes.

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¿Diriges un equipo de trabajo? ¡Acciones para comenzar!

1. Crea listas de tareas diarias

En los primeros 15 minutos de la jornada, haz que tu equipo cree una lista de las tareas del día, luego que enumere esas tareas por orden de prioridad.

Controla el orden de prioridades y mueve el orden si es necesario y explica el porque.

Al finalizar el día deberás chequear y tachar lo hecho y lo que no se llegó a hacer, deberá ser lo último de la lista que se sumará a la lista del día siguiente.

De esta forma comenzarás a tener visibilidad y criterio, tanto tuyo como de tu equipo de las tareas realizadas, las tareas por hacer y su prioridad para organizarlas de forma estratégica.

2. Dos descansos de “x” min en toda la jornada laboral

Poder despejar la mente durante las horas de trabajo es también algo importante. Para despejarte, tanto tú cómo tu equipo, podéis tomar un café, merendar, salir a la terraza, dar un paseo corto para estirar las piernas o realizar estiramientos. Lo ideal es dar la libertad de que cada uno establezca en su lista de tareas diarias la hora en la que va a tomar dichos descansos, cuando él considere que mejor le van.

Esto tendrá de beneficio que el personal esté más despejado, bajar el nivel de estrés y un mayor rendimiento.

Y recuerda...

Nada es fijo, aprende a ser flexible y re adaptarte para gestionar mejor tu tiempo a la hora de trabajar. Tienes que descubrir cual es tu mejor método para ir aplicando alguno de estos e incorporar otros nuevos que irán surgiendo en el camino.

Conocerte es el primer paso para detectar porque camino comenzarás a andar, encontrar tu para qué será el segundo paso para transitar un camino de éxitos.

Llegamos al final, un consejo y un frase:

Invierte tiempo en aprender, es una habilidad laboral clave hoy en día que aportará mucho mas de lo que te imaginas para tu desarrollo profesional y personal.

Ya lo dijo Charles Darwin:

“Un hombre que se permite malgastar una hora de su tiempo no ha descubierto el valor de la vida”.

Charles Darwin

Y recuerda, en Digital Growth, tu agencia de marketing digital en Barcelona, estamos a tu disposición para hacer crecer tu negocio y conectarte con tus audiencias digitales. ¡Practica la audienciacultura!

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